Электронные трудовые книжки станут обязательными начиная с 1 января 2022 года. В России продолжается процесс перехода на электронное хранение и использование трудовых книжек. Новый порядок предусматривает полное отказывание от бумажных носителей, а использование электронных книжек станет единственным вариантом.
Согласно Федеральному закону от 30 декабря 2019 года № 478-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 32.2 Федерального закона "О страховых пенсиях в Российской Федерации", начиная с 1 января 2022 года все работодатели должны вести записи о сотрудниках и их трудовой деятельности исключительно в электронной форме.
Эта мера направлена на упрощение и ускорение процесса хранения и обработки данных о трудовой деятельности работников. Все важные документы, относящиеся к трудовому процессу, будут доступны в электронном виде, что облегчит передачу информации между работодателями, сотрудниками и государственными органами.
Дата перехода на электронный формат
Согласно постановлению правительства РФ от 28.12.2018 г. № 1685 "Об использовании электронных трудовых книжек", с 1 января 2020 года все новые работники будут получать электронные трудовые книжки вместо бумажного варианта.
Для существующих работников сроки перехода на электронный формат определены следующим образом:
| Категория работников | Дата перехода на электронный формат |
|---|---|
| Работники, принятые на работу до 1 января 2020 года | С 1 января 2021 года |
| Работники, принятые на работу после 1 января 2020 года | С момента принятия на работу |
Получение электронной трудовой книжки для работника будет осуществляться через государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг".
Переход на электронный формат трудовых книжек позволит упростить процесс ведения кадрового делопроизводства, повысить доступность и удобство доступа к информации о работнике для работодателей и государственных органов, а также уменьшить затраты на бумажные носители и хранение документов.
Выгоды для работодателей
Введение электронных трудовых книжек предоставляет несколько значительных выгод для работодателей:
- Упрощение процесса ведения трудовой документации. Электронный формат позволяет легко хранить и обрабатывать информацию о сотрудниках, что существенно снижает риски потери или повреждения печатных документов.
- Сокращение затрат на бумажные носители и распространение трудовых книжек. Переход на электронный формат позволяет экономить на печати, доставке и хранении бумажных документов.
- Отсутствие необходимости передавать трудовые книжки работникам при увольнении. Электронный формат позволяет предоставить работнику доступ к его трудовой истории по запросу, без физической передачи документа.
- Увеличение уровня безопасности и защиты данных. Электронные трудовые книжки могут быть защищены паролем или другими методами доступа, что предотвращает несанкционированный доступ к информации.
- Удобство использования и быстрый доступ к информации. Электронные трудовые книжки могут быть легко организованы и поисковые функции позволяют быстро найти нужную информацию о сотруднике.
Внедрение электронных трудовых книжек позволяет работодателям снизить бюрократическую нагрузку, сократить расходы и повысить эффективность работы с трудовой документацией.
Перспективы для работников
Введение электронных трудовых книжек открывает новые возможности для работников. Они больше не будут зависеть от физического документа, который можно потерять или повредить. Теперь информация о их трудовом стаже и зарплате будет храниться в защищенной электронной форме.
Одним из главных преимуществ электронных трудовых книжек является удобство доступа к информации. Благодаря онлайн-платформам, работникам будет проще отслеживать свои трудовые данные. Они смогут быстро проверить свою заработную плату, количество отработанных часов и другую важную информацию.
Электронные трудовые книжки также способствуют сокращению бумажной работы. Работники больше не будут вынуждены заполнять различные бумажные документы, связанные с их трудовой деятельностью. Это экономит время и упрощает процесс обмена информацией между работниками и работодателями.
Другим важным преимуществом электронных трудовых книжек является возможность быстрой и точной проверки трудового стажа. Работодатели могут легко проверить информацию о трудовом стаже потенциальных работников и сократить риски связанные с обманом на этом этапе.
Использование электронных трудовых книжек также поможет работникам быть более информированными о своих правах и гарантиях. Они смогут получать актуальную информацию о законах и стандартах, касающихся их трудовых отношений. Это поможет снизить вероятность нарушений трудовых прав и конфликтов между работниками и работодателями.
Введение электронных трудовых книжек - это шаг вперед в современном рынке труда. Они помогут упростить и сделать более прозрачным процесс учета трудовой деятельности. Работники смогут получать доступ к своим данным, быть более защищенными и информированными о своих правах.
Порядок внедрения новой системы
Введение электронных трудовых книжек начнется с определенной даты, которая будет четко установлена. Работодатели и работники должны будут учесть последствия этого изменения и привести свои документы в соответствие с новыми требованиями.
Для внедрения новой системы работникам необходимо будет обратиться в органы труда или воспользоваться электронными сервисами для получения электронной трудовой книжки. После получения новой книжки все записи о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
Работодатели будут обязаны передавать информацию о трудовой деятельности своих работников в электронном виде в установленные сроки. Это позволит ускорить процедуру отчетности и упростить взаимодействие с государственными органами.
Переход на электронные трудовые книжки требует привыкания и освоения новых навыков. Работодателям и работникам стоит начинать подготовку заранее, чтобы избежать непредвиденных ситуаций и соблюсти все требования новой системы.
Подготовка к переходу
Введение электронных трудовых книжек требует определенной подготовки как со стороны работодателей, так и со стороны работников. Для работы с электронными трудовыми книжками необходим компьютер или мобильное устройство с доступом в интернет.
Работодатели должны быть готовыми к переходу на электронные трудовые книжки, которые начнут использоваться с 1 января 2022 года. Они должны обеспечить своих работников доступом к специальной платформе или приложению для ведения электронных трудовых книжек.
Работники, в свою очередь, должны быть готовы к использованию электронных трудовых книжек. Для этого они должны быть знакомы с основами работы с компьютером или мобильным устройством, уметь работать в интернете и иметь доступ к электронной почте. Также им может потребоваться наличие смартфона или компьютера с установленным приложением для работы с электронными трудовыми книжками.
Возможные проблемы при внедрении
Внедрение электронных трудовых книжек может столкнуться с рядом проблем, как для работодателей, так и для работников. Ниже перечислены основные возможные трудности, которые могут возникнуть при переходе на электронный формат трудовых книжек:
- Недостаточная подготовка работников и работодателей. Введение новой системы требует обучения и адаптации. Некоторые работники могут испытывать трудности с освоением новых технологий, а работодатели могут столкнуться с необходимостью изменения внутренних процессов и налаживания работы с новой системой.
- Проблемы с безопасностью данных. В электронном формате трудовые книжки хранятся в цифровом виде, что повышает риск несанкционированного доступа к личным данным работников. Защита электронной базы данных требует высокого уровня информационной безопасности и поддержки специализированного программного обеспечения.
- Конфликты с законодательством. Переход на электронные трудовые книжки требует изменения соответствующего законодательства и принятия дополнительных нормативных актов, что может занять длительное время и привести к разногласиям и несоответствиям в правовом поле.
- Технические проблемы. Наличие надежной и стабильной системы для хранения и обработки данных является необходимым условием для успешного внедрения электронных трудовых книжек. Технические сбои или неполадки могут привести к потере данных или нарушению работы системы.
- Сопротивление со стороны работников. Некоторые работники могут быть неохотно принимать новую систему и продолжать пользоваться традиционными бумажными трудовыми книжками. Это может потребовать дополнительных усилий по информированию и обучению работников о преимуществах электронных трудовых книжек.
Успешное внедрение электронных трудовых книжек требует тщательного планирования и подготовки, учета возможных проблем и разработки соответствующих стратегий для их решения.
