Быстро и безошибочно сделать накладную в ЕГАИС – инструкция с пошаговыми советами для успешного ведения алкогольного бизнеса

Единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС) — это особая система, которая контролирует движение алкогольной продукции на территории России. Чтобы правильно осуществлять поставки и распространение алкогольных товаров, множество организаций сталкиваются с необходимостью правильно оформлять накладные в ЕГАИС.

Но как это сделать безошибочно? Вам нужно быть внимательным и следовать определенной инструкции. В данном руководстве, мы расскажем вам пошагово, как правильно оформить накладную, чтобы избежать ошибок и проблем с контролирующими органами.

Шаг 1: Подготовка данных

Перед тем, как оформить накладную в ЕГАИС, вам понадобится подготовить определенные данные. В первую очередь, вам нужно будет собрать информацию о вашей организации и получить доступ к ЕГАИС. Также, важно предварительно согласовать коды поставщика алкогольной продукции и коды алкогольной продукции, которые вы собираетесь перемещать.

Важно помнить, что ЕГАИС требует точности в данных. Любая ошибка в кодах или других сведениях может привести к проблемам.

Шаг 2: Создание накладной

Когда вы подготовили все необходимые данные, вы можете приступить к созданию накладной в ЕГАИС. Для этого вам нужно войти в систему и выбрать соответствующий раздел или функцию, отвечающую за создание накладной.

Важно указать все обязательные поля, такие как дату создания, номер и др.

Шаг 3: Заполнение информации о перемещении

Далее необходимо заполнить информацию о перемещении алкогольной продукции. Это включает в себя указание кода поставщика, кода алкогольной продукции, количества единиц алкогольной продукции и другой необходимой информации.

Необходимо быстро и точно заполнить все поля, чтобы избежать возможных ошибок и проверок со стороны контролирующих органов.

Шаг 4: Подписание накладной

После того, как вы заполнили все необходимые поля, вам нужно будет подписать накладную с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), чтобы обеспечить ее юридическую силу.

Не забывайте, что некорректное или отсутствующее подписание накладной может привести к ее недействительности.

Следуя этой пошаговой инструкции, вы сможете безошибочно оформить накладную в ЕГАИС и избежать проблем с контролирующими органами. Всегда помните о важности точных данных и подработке представленного материала. Будьте внимательны и тщательны в своих действиях — и успех не заставит себя долго ждать.

Шаг 1: Подготовка к оформлению накладной

Перед тем, как начать оформлять накладную в ЕГАИС, необходимо выполнить несколько предварительных шагов:

1. Убедитесь, что у вас есть аккаунт в системе ЕГАИС и у вас имеются все необходимые права для создания и отправки накладных.
2. Подготовьте необходимые документы и информацию, которые потребуются для оформления накладной. К такой информации относятся: наименование и реквизиты вашей организации, наименование и реквизиты получателя продукции, а также информация о продукции, которая будет указываться в накладной.
3. Установите и настройте специализированное программное обеспечение, которое позволяет работать с системой ЕГАИС. Вам понадобится установить сертификаты и настроить подключение к серверу ЕГАИС через интернет.
4. Проверьте наличие свежих обновлений и установите их перед началом работы с системой ЕГАИС. Такие обновления могут включать исправления ошибок, улучшения интерфейса и другие важные изменения.
5. Ознакомьтесь с правилами оформления накладной в ЕГАИС. Важно понимать, какие данные и в каком формате нужно указывать в накладной, чтобы она была корректно принята системой ЕГАИС.

После выполнения всех этих шагов вы будете готовы к оформлению накладной в ЕГАИС. Будьте внимательны и следуйте инструкции по шагам для минимизации возможных ошибок и проблемных ситуаций.

Шаг 2: Заполнение основной информации

После успешного входа в систему ЕГАИС, необходимо заполнить основную информацию накладной. В этом разделе представлены поля, которые требуется заполнить:

• Дата и время документа: Укажите дату и время создания накладной. Обратите внимание, что указанное время будет являться точкой отсчета для контроля сроков поставки.
• Тип документа: Выберите один из предоставленных типов документа. В данном случае, необходимо выбрать «Сообщение о передаче алкогольной продукции».
• Код документа ЕГАИС: Укажите уникальный код накладной. Этот код состоит из 30 символов и формируется автоматически.
• Отправитель: Введите данные об отправителе алкогольной продукции. Укажите его наименование, ИНН, адрес и контактную информацию.
• Получатель: Введите данные о получателе алкогольной продукции. Укажите его наименование, ИНН, адрес и контактную информацию.
• Транспортное средство: Укажите информацию о транспортном средстве, которое будет использоваться для доставки алкогольной продукции. Укажите его марку, государственный регистрационный номер и наименование транспортной организации.
• Сопроводительные документы: Укажите информацию о сопроводительных документах, сопровождающих накладную. Например, это может быть номер накладной, по которой была доставлена алкогольная продукция.

После заполнения основной информации, убедитесь, что все поля заполнены верно и нажмите кнопку «Сохранить». Теперь вы можете перейти к следующему шагу — заполнению позиций накладной.

Шаг 3: Добавление алкогольной продукции

После того, как вы выбрали поставщика и внесли информацию о нем в накладную, необходимо добавить алкогольную продукцию.

Для этого необходимо заполнить следующую таблицу:

При заполнении таблицы обратите внимание на следующие моменты:

• Наименование продукции должно соответствовать данным, указанным на товаре и документах, предоставленных поставщиком.
• Код вида продукции можно получить у поставщика или посмотреть в справочнике ЕГАИС.
• Количество товара должно быть указано в штуках.
• Крепость алкогольной продукции указывается в процентах или в объемной доле спирта.
• Ставка акциза и цена продажи должны быть указаны в рублях за штуку.

После заполнения таблицы, не забудьте сохранить изменения. Теперь вы можете перейти к следующему шагу — заполнению информации о потребителе.

Шаг 4: Указание партий и серий алкоголя

Чтобы указать партии и серии алкоголя, вам необходимо выполнить следующие действия:

1. Выберите поле «Партия» в соответствующем разделе формы. Введите код партии, состоящий из латинских букв и/или цифр. Код партии должен быть уникальным для каждой партии алкоголя.

2. Выберите поле «Серия» в соответствующем разделе формы. Введите информацию о серии алкоголя, например, дату производства или срок годности. Если у алкоголя нет серии, вы можете оставить это поле пустым.

3. Нажмите кнопку «Добавить еще партию/серию», если необходимо указать информацию о нескольких партиях или сериях алкоголя. Повторите шаги 1-2 для каждой новой партии или серии алкоголя.

Обратите внимание, что указание партий и серий алкоголя является обязательным требованием ЕГАИС. Это позволяет контролировать происхождение и перемещение алкоголя, а также обеспечивает его безопасность.

Шаг 5: Заполнение сведений о транспортировке

На этом шаге вам необходимо указать сведения о транспортировке товара.

1. В поле «Тип транспорта» выберите подходящий вариант из предложенного списка.

2. Если тип транспорта не указан в списке, выберите «Другое» и укажите его в поле «Дополнительная информация».

3. В поле «Номер транспортного средства» введите номер автомобиля, по которому будет происходить доставка товара.

4. В поле «Дата отправления» укажите дату, когда товар будет отправлен.

5. Если есть особенности доставки, укажите их в поле «Дополнительная информация».

6. Если у вас есть специальные инструкции для перевозчика, укажите их в поле «Особые отметки».

После заполнения всех необходимых данных, убедитесь, что информация о транспортировке указана правильно, и переходите к следующему шагу оформления накладной.

Шаг 6: Проверка и исправление ошибок

После заполнения всех полей и указания товаров в накладной, необходимо произвести ее проверку на ошибки. В этом шаге вы должны убедиться, что все данные указаны правильно и соответствуют требованиям ЕГАИС.

Перед отправкой накладной в ЕГАИС, рекомендуется проверить следующее:

1. Корректность данных поставщика и получателя

   Убедитесь, что информация о вашем предприятии и получателе указана правильно. Проверьте название компании, ИНН, КПП, адрес и контактные данные. В случае ошибок, внесите исправления в соответствующие поля.

2. Товары в накладной

   Проверьте все товары, указанные в накладной. Убедитесь, что для каждого товара указаны правильные коды, названия, объемы и другие характеристики. Если обнаружите ошибку, внесите исправления в соответствующие поля или удалите товары и добавьте их заново.

3. Количество товаров

   Проверьте количество товаров, указанное в накладной. Убедитесь, что не допущены опечатки или неверные значения. Если нужно, исправьте количество товаров.

4. Сумма накладной

   Убедитесь, что сумма накладной рассчитана правильно. Проверьте все цены и итоговые суммы на соответствие данным поставщика и получателя. Если обнаружены ошибки, исправьте их.

5. Остатки на складе

   Проверьте остатки товаров на складе, указанные в накладной. Убедитесь, что они соответствуют действительности и не превышают доступное количество. Если нужно, исправьте остатки товаров.

После тщательной проверки и исправления всех ошибок, вы можете быть уверены в корректности оформления накладной. Теперь она готова к отправке в ЕГАИС для регистрации и получения номера накладной.

Шаг 7: Подписание и подтверждение накладной

После заполнения всех необходимых полей и проверки правильности указанных данных в накладной, необходимо перейти к этапу подписания и подтверждения документа.

Для подписания накладной вам понадобится электронная подпись, полученная в согласованном порядке. Электронная подпись обеспечивает юридическую значимость документа и является обязательным требованием в системе «ЕГАИС».

Чтобы подписать накладную, выполните следующие действия:

1. Выберите раздел «Подписать накладную» в левом меню системы «ЕГАИС».
2. Укажите номер накладной, которую необходимо подписать.
3. При необходимости, внесите изменения или уточнения в информацию о товарах.
4. Нажмите кнопку «Подписать накладную».

После подписания накладной система «ЕГАИС» автоматически сгенерирует документ с электронной подписью.

Далее необходимо подтвердить получение товара покупателем. Это осуществляется путем подписания и подтверждения накладной в учетной системе покупателя.

При получении товара покупатель должен выполнить следующие действия:

1. Войти в учетную систему покупателя.
2. Перейти в раздел «Подтверждение получения товара».
3. Указать номер полученной накладной.
4. Подтвердить получение товара, нажав соответствующую кнопку.

После подтверждения получения товара, накладная считается завершенной, и все данные о передаче алкогольной продукции фиксируются в системе «ЕГАИС».

Не забудьте сохранить подписанный документ и хранить его в соответствующем архиве, чтобы иметь возможность предоставить его при необходимости проверки со стороны контролирующих органов.

Шаг 8: Отправка накладной в ЕГАИС

После того, как все данные накладной были заполнены и проверены на правильность, можно приступить к отправке накладной в ЕГАИС.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Нажмите кнопку «Отправить» внизу страницы.
2. Перейдите в раздел «Отправленные накладные» на сайте ЕГАИС.
3. В разделе «Отправленные накладные» найдите отправленную накладную и проверьте ее статус.
4. Если статус накладной «Успешно отправлено», значит накладная успешно прошла проверку в ЕГАИС и была принята.
5. Если статус накладной «Отправлено с ошибкой», значит в накладной были допущены ошибки или несоответствия требованиям ЕГАИС. В таком случае, необходимо исправить ошибки и повторить процедуру отправки.

После успешной отправки накладной в ЕГАИС, вы можете распечатать и сохранить копию накладной для своих архивных целей.

Помните, что отправка накладной в ЕГАИС обязательна для корректного учета и контроля алкогольной продукции, поэтому следуйте указанным шагам и проверяйте статус отправленных накладных регулярно.