Накладные являются важной частью бизнес-процессов любой организации. Они позволяют отслеживать движение товаров и контролировать складские запасы. Для удобства использования накладных важно иметь возможность быстрой и надежной загрузки их в программу учета товарно-транспортной накладной (УТМ).
Одним из самых популярных способов загрузки накладных в УТМ является использование файлов в формате XML. Данный формат обеспечивает структурированное представление информации и удобное взаимодействие между системами.
Чтобы загрузить накладную в УТМ, вам необходимо соблюдать определенную последовательность действий. Во-первых, вам необходимо подготовить файл с накладной в формате XML. В таком файле должны быть указаны все необходимые сведения о товарах, их количестве, цене, а также информация о контрагентах и складах.
После подготовки файла с накладной, вы можете загрузить его в УТМ. Для этого вам необходимо открыть программу УТМ, найти соответствующий раздел для загрузки накладных и выбрать опцию «Загрузить накладную». Затем выберите файл с накладной на вашем компьютере и нажмите кнопку «Загрузить».
Как загрузить накладную в УТМ
Чтобы загрузить накладную в УТМ, следуйте этой подробной инструкции:
- Откройте УТМ и войдите в систему, используя свои учетные данные.
- На главной странице УТМ найдите раздел «Документы» и выберите «Загрузить накладную».
- В открывшейся форме заполните необходимые поля, такие как дата накладной, номер накладной, поставщик, получатель и т.д.
- Выберите файл накладной, который вы хотите загрузить. Обратите внимание, что файл должен быть в формате PDF или DOCX.
- Нажмите кнопку «Загрузить» и дождитесь завершения процесса загрузки.
- Убедитесь, что накладная успешно загружена. Вы можете проверить это, перейдя в раздел «Документы» и выбрав «Просмотреть загруженные накладные».
Теперь вы знаете, как загрузить накладную в УТМ. Следуя этой инструкции, вы сможете легко загружать все необходимые документы в свою систему УТМ.
Шаг 1: Откройте УТМ
Чтобы открыть УТМ, найдите ярлык программы на рабочем столе или в меню «Пуск» вашей операционной системы. Дважды щелкните на ярлыке, чтобы запустить программу УТМ.
После запуска УТМ вы увидите главное окно программы, в котором будут отображаться основные функции и возможности УТМ. Если вы впервые запускаете УТМ, возможно, вам будет предложено выполнить некоторые настройки или ввести свои данные для входа.
После успешного входа в УТМ вы будете готовы загрузить накладную в программу и продолжить работу. Перейдите к следующему шагу, чтобы узнать, как загрузить накладную в УТМ.
Шаг 2: Выберите раздел «Накладные»
После успешного входа в УТМ вы попадете на главную страницу программы. В левой части экрана находится вертикальное меню, где вам нужно выбрать раздел «Накладные».
Нажмите на название раздела «Накладные», чтобы открыть его содержимое. В этом разделе вы сможете управлять накладными, загружать новые документы и просматривать уже загруженные.
Внутри раздела «Накладные» вы найдете все необходимые функции для работы с накладными, такие как создание новой накладной, редактирование существующей, удаление накладной и многое другое.
Обратите внимание, что доступ к разделу «Накладные» может быть ограничен для некоторых пользователей в зависимости от их роли в системе.
Шаг 3: Нажмите на кнопку «Загрузить накладную»
После того как файл накладной был выбран и настроен, необходимо нажать на соответствующую кнопку «Загрузить накладную». Она может быть расположена в различных местах интерфейса, но обычно она выделена особой иконкой или текстом.
Кнопка «Загрузить накладную» примет на себя ответственность за передачу файла накладной в учетную систему УТМ. Перед нажатием кнопки убедитесь еще раз, что файл накладной был правильно выбран и настроен, иначе возможны ошибки при загрузке и последующей обработке данных.
После нажатия кнопки «Загрузить накладную» система начнет процесс загрузки файла. Во время загрузки может появиться индикатор прогресса, который будет отображать текущий статус процесса. По окончании загрузки система выведет сообщение о результате операции.
Если загрузка прошла успешно, то накладная будет добавлена в систему УТМ и будет доступна для дальнейшей обработки. В случае возникновения ошибок при загрузке, необходимо проанализировать причину ошибки и выполнить соответствующие действия для ее устранения.
Не забывайте следить за временем, в течение которого накладная должна быть загружена в систему УТМ. Иначе могут возникнуть проблемы с синхронизацией данных и документы могут быть приняты в систему с задержкой.
Правильное выполнение этого шага обеспечит успешную загрузку накладной в учетную систему УТМ, что позволит дальнейшей эффективной работе с документами и обработке данных.
Шаг 4: Выберите файл накладной
После того, как вы успешно справились со всеми предыдущими шагами, настало время выбрать файл накладной для загрузки в УТМ. Вам необходимо найти соответствующую накладную на вашем компьютере или сетевом диске.
Чтобы выбрать файл накладной, вам может понадобиться перейти в раздел «Документы» или «Накладные» в вашей программе УТМ. Обратите внимание, что название и расположение этого раздела может отличаться в зависимости от версии программы или настроек, установленных в вашей компании.
После выбора раздела «Документы» или «Накладные», вам предоставят возможность найти файл накладной на вашем компьютере или сетевом диске. Для этого обычно необходимо нажать кнопку «Выбрать файл» или «Прикрепить файл».
Когда вам будет предоставлена возможность выбрать файл, вам нужно найти накладную на вашем компьютере и выбрать ее. Обычно накладные имеют расширение .xml или .txt, но это может зависеть от настроек программы УТМ или вашей компании.
Подтвердите выбор файла накладной, нажав кнопку «ОК» или «Выбрать». После этого вы можете перейти к следующему шагу загрузки накладной в УТМ.
Шаг 5: Укажите необходимые данные
После успешной загрузки накладной в систему УТМ, следующим шагом будет указание всех необходимых данных для ее корректного обработки.
Вам потребуется указать следующие данные:
1. Покупатель: Введите реквизиты покупателя, такие как его наименование, ИНН, КПП и адрес.
2. Поставщик: Введите реквизиты поставщика, такие как его наименование, ИНН, КПП и адрес.
3. Товары: Укажите информацию о каждом товаре, включая его артикул, наименование, количество и цену.
4. Сумма: Введите общую сумму накладной, включая налоги и скидки.
5. Примечание: Опционально, вы можете добавить примечание к накладной, если необходимо указать дополнительную информацию.
После внесения всех данных сохраните изменения и перейдите к следующему шагу — отправке накладной на обработку.
Шаг 6: Нажмите «Сохранить»
После того, как вы указали все необходимые данные в накладной и проверили их на корректность, необходимо нажать кнопку «Сохранить», чтобы сохранить изменения.
После нажатия кнопки «Сохранить» система УТМ автоматически проверит заполненные поля на наличие ошибок. Если все данные указаны правильно и полностью, накладная будет успешно сохранена в системе.
Если при сохранении возникнут ошибки, система уведомит вас о них и вы сможете исправить их перед повторным сохранением.
После сохранения накладной вы сможете приступить к другим действиям, например, отправке накладной партнеру или печати необходимых документов.