Должностная инструкция – это документ, который определяет задачи, обязанности и ответственность сотрудника на своей рабочей позиции. Она является неотъемлемой частью кадрового делопроизводства и помогает стандартизировать работу в организации. Но как оформить должностную инструкцию правильно?
Важно помнить, что должностная инструкция должна быть написана четко, понятно и доступно для каждого сотрудника. Она должна содержать информацию о целях и задачах, которые стоят перед сотрудником, а также описывать необходимые навыки и качества для выполнения своих должностных обязанностей.
При оформлении должностной инструкции необходимо следовать некоторым правилам. Во-первых, необходимо указать название должности и подразделение, в котором работает сотрудник. Затем следует описание задач и обязанностей, которые входят в сферу деятельности сотрудника на данной позиции. Важно также указать, какие результаты должен достигнуть сотрудник и какую ответственность он несет за свою работу.
Оформление должностной инструкции: основные правила
1. Заголовок и реквизиты
На самом верху должностной инструкции прописывается заголовок, обозначающий ее название. Например: «Должностная инструкция Специалист по маркетингу». Далее следует указать реквизиты, такие как название организации, должность сотрудника, ФИО сотрудника, дату составления инструкции.
2. Процесс работы и обязанности
Следующий блок информации должен содержать полное описание процесса работы сотрудника и его основные обязанности. При описании обязанностей желательно использовать глаголы в повелительном наклонении, чтобы документ был более четким и понятным.
3. Компетенции и навыки
Должностная инструкция должна содержать информацию об основных компетенциях и навыках, необходимых для выполнения работы. Например, обязательно указываются знания и навыки в определенной области, знание компьютерных программ и технологий, а также коммуникативные и аналитические навыки.
4. Ответственности и права
Должностная инструкция должна содержать информацию об ответственностях и правах сотрудника на данной должности. Необходимо указать, за что сотрудник несет ответственность и какие права ему предоставлены в рамках его позиции. Это помогает установить четкие рамки и ожидания от сотрудника.
5. Порядок контроля и отчетности
Оформление должностной инструкции должно также включать информацию о порядке контроля и отчетности. Необходимо указать, кому сотрудник подчиняется, кому отчитывается и в какой форме должны составляться отчеты. Это помогает установить дисциплину и контроль над работой сотрудника.
Структура должностной инструкции
1. Введение
Во введении следует указать должность, на которую составляется должностная инструкция, а также общую информацию о компании и ее целях.
2. Обязанности и полномочия
В этом разделе перечисляются основные обязанности и полномочия сотрудника на данной должности. Обязанности должны быть сформулированы ясно и конкретно, чтобы каждый сотрудник понимал, что от него требуется.
Полномочия определяют границы ответственности сотрудника и указывают на его возможности в принятии решений и применении определенных ресурсов.
3. Требования к квалификации и компетенциям
В этом разделе указываются требования к образованию, опыту работы, знанию языков и другим специальным навыкам, необходимым для выполнения обязанностей на должности.
4. Ответственность и подотчетность
В данном разделе следует указать, кому подчиняется сотрудник на данной должности и кто отвечает за его деятельность. Также здесь можно описать возможные последствия в случае неисполнения обязанностей или нарушения требований.
5. Дополнительная информация
Дополнительная информация может содержать дополнительные разъяснения, сведения о рабочем времени и графике, условиях оплаты труда и другие важные детали, которые не были описаны ранее.
Важно составлять должностную инструкцию в доступной форме, чтобы каждый сотрудник мог легко ознакомиться с ней и понять, что от него требуется на данной должности.
Пример должностной инструкции
Цель должности: осуществление контроля и управления деятельностью отдела продаж для достижения поставленных бизнес-целей.
Основные обязанности и задачи:
- Разработка стратегии продаж и ее осуществление.
- Планирование и координация работы отдела продаж.
- Анализ и контроль результатов работы отдела продаж.
- Подготовка отчетов о выполнении плана и достижении целей.
Компетенции:
- Опыт работы в продажах не менее 3 лет.
- Знание принципов и методов продаж.
- Умение работать с клиентами.
- Навыки планирования и организации.
Трудовые отношения: подчиняется руководителю отдела.
Условия работы: полная занятость, работа в офисе.
Организационная привязка: отдел продаж, директорат компании.
Срок действия должности: не указано.
Другие требования:
- Высшее образование.
- Знание английского языка на уровне не ниже Intermediate.
Примечание:
Данная должностная инструкция является примером и может быть адаптирована в соответствии с требованиями и особенностями конкретной организации.
Советы по оформлению должностной инструкции
Ниже приведены несколько советов по оформлению должностной инструкции:
- Описывайте задачи и обязанности сотрудника с точностью и ясностью. Избегайте использования неоднозначных терминов и фраз, чтобы у сотрудника не возникало недопонимания.
- Структурируйте должностную инструкцию. Разделите ее на отдельные блоки, в каждом из которых описывайте определенные задачи и обязанности.
- Укажите требования к персоналу. Необходимо включить информацию о необходимых знаниях, навыках и опыте работы, которыми должен обладать сотрудник для успешного выполнения задач и обязанностей.
- Укажите сроки выполнения задач и обязанностей. Это поможет сотруднику оценить свою эффективность и оптимизировать свою работу.
- Старайтесь использовать простой и понятный язык. Отбросьте сложные и устаревшие термины, которые могут вызывать непонимание у сотрудника.
- Не забывайте согласовывать должностную инструкцию с сотрудниками, на которых она распространяется. Это позволит избежать непонимания и несоответствий в ожиданиях относительно задач и обязанностей.
- Обновляйте должностную инструкцию по мере необходимости. Сотрудники и требования к ним могут меняться, поэтому необходимо регулярно проверять и обновлять инструкцию.
- Помните, что должностная инструкция – не единственный документ, описывающий задачи и обязанности сотрудника. Возможно, потребуется дополнительная информация, такая как процедуры работы и правила безопасности.
Соблюдение данных советов поможет создать понятную и эффективную должностную инструкцию, которая станет надежным руководством для сотрудников.